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Software de gestión agrícola

Software de gestión agrícola



Red Wing Software ofrece opciones de contabilidad agrícola que pueden utilizar los aficionados a la agricultura.

Al crecer en una granja grande y diversificada, nunca vi a mi papá sentarse en un escritorio para abrir un libro mayor o registrar un solo número. Mantuvo todos sus registros financieros en su cabeza junto con una calculadora mental que podría superar incluso a los chips de computadora de hoy. Si bien fue un granjero exitoso en su día, hubo varios problemas con su enfoque empresarial agrícola. Sabía si estaba ganando o perdiendo dinero, pero no necesariamente podía decir cuánto o desde dónde entre la media docena de empresas que administraba.

Una vida de experiencia le había dicho que sus cerdos llevarían el negocio de la granja si los precios de los lácteos bajaran y viceversa. Los registros financieros de nuestra granja consistían en recibos de ventas y gastos que mi madre conservaba para la contabilidad fiscal anual. Cuando mi padre pidió dinero prestado para comprar tierras o para necesidades de flujo de efectivo a corto plazo, fue en gran parte por la solidez de su reputación, no por una hoja de cálculo financiera.

Farm Business Today
Los prestamistas de hoy exigen más. Igual de importante, un buen administrador agrícola necesita registros para tomar las mejores decisiones posibles y planificar el futuro. Ya sea que tenga 10 vacas o 100, 1 acre de fresas o 500 acres de cultivos en hileras, necesita datos y gestión empresarial tanto como necesita saber qué alimentar a un animal o una planta. Esa es una de las primeras lecciones que un nuevo agricultor debe aprender, sugiere Parker Forsell, organizador del programa de Land Stewardship Project. La organización sin fines de lucro con sede en Minnesota ofrece un programa de capacitación para agricultores nuevos y futuros llamado Farm Beginnings. El programa se ofrece en varios estados del medio oeste y tan al este como Nueva York.

“A menudo tenemos que lograr que los participantes se alejen de su deseo de aprender técnicas de producción, para establecer metas, pensar en planes de marketing y financieros y establecer prioridades”, dice Forsell. “Les presentamos a agricultores experimentados que piensan en sus granjas como negocios. Les presentamos el mantenimiento de registros, pero no hay forma de mantener los pies en el fuego una vez que terminan el programa ".

Brad y Leslea Hodgson se graduaron de Farm Beginnings y operan una granja de 100 acres cerca de la ciudad de Fountain, Minnesota. La ebanistería de Brad Hodgson es un buen complemento para Root Prairie Galloways, su creciente empresa de carne de res alimentada con pasto. En ninguno de los negocios agrícolas, la pareja tiene que mantenerse firme en lo que respecta al mantenimiento de registros financieros.

“Todo tiene que ser económicamente viable”, dice Brad Hodgson. Cuando él y Leslea decidieron iniciar la empresa de carne de res, fue natural recurrir a QuickBooks, que ya estaba usando para su ebanistería. “Acabo de configurar la granja como una nueva empresa”, explica. “El programa tiene parámetros para diferentes categorías que se adaptan bien a la agricultura y el negocio ganadero. Categoriza todos los gastos normales automáticamente, genera informes fiscales y realiza un seguimiento de los ingresos y gastos de nuestras múltiples empresas ".

Aunque eran nuevos en la producción de carne de res, sus clases de Farm Beginnings les enseñaron que necesitaban una forma de rastrear la productividad animal individual. Así como Brad Hodgson se sentía cómodo con QuickBooks, Leslea Hodgson desarrolló una afinidad por las hojas de cálculo con Microsoft Excel. Hacerlo le permitió concentrarse en las áreas que quería rastrear, como la carne que comercializan en el mercado de agricultores, a través de las tiendas del área y fuera de la granja.

“Excel es totalmente flexible y la función de inventario es imprescindible para realizar un seguimiento de los cortes de carne disponibles para la venta”, explica Leslea Hodgson. "Tengo una hoja de cálculo que enumera todos los animales que hemos comercializado por su número de etiqueta con el peso vivo, el peso de la canal y el peso preparado. Usamos los datos para evaluar el rendimiento y la capacidad de corte. También tengo hojas de cálculo para el rebaño reproductor que incluyen información de los documentos de registro, historial de reproducción y descendencia ".

Los Hodgson usan las hojas de cálculo para tomar decisiones de selección y reproducción. En los últimos ocho años, el rebaño de vacas original ha sido reemplazado por la siguiente generación. Las novillas que no son aptas para el rebaño doméstico o para la venta como ganado reproductor se comercializan directamente para la carne. Los terneros se separan de las vaquillas y se dejan intactos hasta aproximadamente el año de edad, cuando se evalúan como potenciales reproductores.

“En lugar de castrar e implantar, aprovechamos las hormonas de crecimiento naturales y vemos si tienen potencial en la granja o para la venta como toros de pura raza”, dice Brad Hodgson. "Al tomar medidas lineales en un año, podemos extrapolar su conformación a la descendencia potencial".

Registros listos para la granja
Si bien los Hodgson eligieron un software separado para la producción y el análisis financiero, hay otros paquetes disponibles para hacer ambas cosas. Red Wing Software ha estado ofreciendo paquetes agrícolas que describen como "más que contables" durante más de 30 años. Los clientes van desde aficionados hasta operaciones agrícolas de estilo corporativo

"Con nuestro software, puede obtener ganancias por cabeza, bushel o libra, según el producto", dice Matt Hiton, consultor de ventas agrícolas. "Ofrecemos mucha más perspectiva de gestión, como el análisis de productividad".

Una de las ventajas de un sistema comercial frente a diseñar uno propio es el soporte disponible. Red Wing ofrece un asistente "asistente" para la configuración y un centro de llamadas gratuito para 12 personas dedicado a responder las preguntas de los usuarios. El asistente guía al productor a través de un proceso de configuración que identifica los productos básicos y todos los detalles comerciales. Cuando está terminado, el productor tiene un conjunto básico de cuentas que se pueden modificar o eliminar según sea necesario.

El costo inicial de $ 995 del paquete incluye un año de atención al cliente con soporte telefónico ilimitado y actualizaciones. Las extensiones del paquete de atención al cliente cuestan $ 379 al año, y Hiton dice que del 85 al 90 por ciento de los clientes de Red Wing se extienden anualmente.

"Siempre hay preguntas al configurar un sistema", dice Hiton. “Desde una perspectiva de gestión, la gente quiere saber cómo aprovechar las herramientas de análisis y obtener actualizaciones. Tenemos clientes que han ampliado su paquete de atención cada año durante 25 años ”.

Los clientes de Farm Files han elegido un tercer camino. Ya sea una granja de fresas de 1/4 de acre en California o un rancho de ganado en Kansas, compran un sistema dedicado de mantenimiento de registros de la granja para ayudarlos a administrar su negocio agrícola, pero como los Hodgson, seleccione Quick Books, Peachtree o uno de los muchos servicios de contabilidad. paquetes para manejar sus necesidades fiscales. Jon House, presidente de Farm Files, no ve ninguna razón para duplicar los sistemas de contabilidad que estas empresas han gastado millones en desarrollar y actualizar.

En cambio, aconseja a los prospectos que se concentren en los registros de producción y el software de análisis que se adapte a sus necesidades. “La mayoría de los paquetes que existen rastrean todos los elementos esenciales, al igual que el nuestro”, dice. "La diferencia es lo intuitivos que son y la rapidez con la que se pueden introducir y analizar datos".

La clave, dice, es probar los programas. La mayoría de las empresas de software como la suya ofrecen a los posibles clientes una prueba gratuita de dos semanas o más. "No podrá saber desde un sitio web lo que es adecuado para usted", dice. "Lo que necesita depende de su situación".

Este artículo apareció originalmente en la edición de septiembre / octubre de 2010 de Granjas de pasatiempos.


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